Viagens no Portal Web

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Uma viagem reúne o trajeto planejado, o percurso registrado pelo GPS, as despesas e as visitas feitas pelo caminho. Veja como ela nasce, é executada e chega à aprovação.

Lista de viagens

No menu, clique em Viagens. A tabela mostra descrição, status, tipo, veículo, quilômetros, usuário e data. Use o campo Filtrar por status para ver só as viagens de um status.

Cada linha tem as ações Ver detalhes, Editar, Enviar p/ Aprovação e Excluir. Uma ação fica desabilitada quando o status da viagem não permite usá-la (veja a tabela de status).

Lista de viagens do Portal Web com filtro por status e colunas de descrição, status, tipo, veículo e quilometragem — Lista de viagens.

Criar uma viagem

Clique em Nova Viagem.
Preencha a Descrição (ex.: "Visita a clientes em Maringá").
Escolha o Tipo de Viagem e o Tipo de Veículo. As opções vêm do que o administrador cadastrou em Configurações.
Clique em Salvar. A viagem é criada com o status Rascunho.

Formulário de nova viagem com descrição, tipo de viagem e tipo de veículo — Cadastro de uma nova viagem.

Planejar os pontos de parada (waypoints)

Abra a viagem com Ver detalhes e vá até a aba Waypoints. Cada waypoint é um local do trajeto: saída, clientes, hotel, retorno.

Clique em Novo Waypoint.
Em Endereço, comece a digitar o endereço ou o nome do local e escolha uma das sugestões. As coordenadas são preenchidas sozinhas.
Se quiser, informe o Tipo de Waypoint, o Cliente que será visitado, a Data Planejada, o Odômetro e Observações.
Clique em Salvar.

Aba Waypoints da viagem com a janela de novo waypoint aberta e o campo de endereço com sugestões — Adicionando um waypoint à viagem.

Atenção

A viagem só pode ser iniciada com pelo menos 2 waypoints. Enquanto isso, o portal mostra um aviso ao lado do status.

Os waypoints ligados a um cliente geram visitas. Na mesma aba você pode fazer Check-in (com a viagem em andamento), Checkout (informando uma observação de pelo menos 10 caracteres e, se quiser, o odômetro de saída) ou Cancelar Visita (informando o motivo). No dia a dia, essas ações costumam ser feitas pelo aplicativo.

Iniciar a viagem

Com a viagem em Rascunho e ao menos 2 waypoints, clique em Iniciar Viagem no detalhe. O status passa para Em Andamento. Normalmente o representante inicia a viagem pelo aplicativo, que também liga o rastreio por GPS.

Acompanhar a viagem

O detalhe da viagem tem cinco abas:

Informações: viajante, tipo de viagem e de veículo, datas de início e encerramento, KM Planejado, KM Percorrido (GPS) e o Reembolso KM calculado.
Waypoints: os pontos de parada e a situação de cada visita.
Mapa: lado a lado, a rota planejada pelos waypoints (azul) e a rota realmente percorrida registrada pelo GPS (laranja).
Despesas: as despesas da viagem, com total. Enquanto a viagem estiver em Rascunho ou Em Andamento, dá para lançar uma Nova Despesa por aqui.
Visitas: as visitas feitas na viagem, com check-in, check-out, observações e número de anexos.

Detalhe de uma viagem com as abas Informações, Waypoints, Mapa, Despesas e Visitas — Detalhe da viagem, aba Mapa com rota planejada e percorrida.

Enviar para aprovação

Ao fim da viagem, com o status Em Andamento, clique em Submeter para Aprovação no detalhe (ou Enviar p/ Aprovação na lista). O status passa para Em Aprovação e a viagem aparece para os aprovadores.

Atenção

Se houver visitas com check-in feito e sem checkout, o envio é recusado. Finalize os checkouts antes de enviar.

Quem aprova a viagem é explicado em Aprovações. Para uma viagem ser aprovada, todas as despesas dela precisam ter sido aprovadas ou rejeitadas antes.

Status da viagem

Status	O que significa	O que dá para fazer
Rascunho	Viagem criada, trajeto sendo planejado.	Editar, adicionar waypoints e despesas, iniciar, excluir.
Em Andamento	Viagem iniciada, normalmente pelo app, com rastreio GPS.	Editar, adicionar waypoints e despesas, fazer check-in e checkout, enviar para aprovação.
Em Aprovação	Enviada pelo representante; aparece como "Aguard. Aprovação".	Aprovar ou reprovar (aprovadores).
Aprovada	Aprovada por um aprovador.	Aguardar o processamento do reembolso.
Reprovada	Reprovada, com o motivo informado pelo aprovador.	Consultar o motivo no detalhe.
Fechada	Reembolso processado. A viagem está encerrada.	Apenas consulta.

Editar ou excluir

Editar só é possível em Rascunho ou Em Andamento.
Excluir só é possível em Rascunho.
Depois de enviada para aprovação, a viagem não pode mais ser alterada pelo representante.